Mess Management System | Google Spreadsheet

শুরুতেই একটা কথা বলে নেই, প্রথমদিকে আপনার কাছে এই পদ্ধতি খাতা-কলমের চেয়ে একটু ঝামেলা দায়ক মনে হতে পারে। কিন্তু প্রকৃতপক্ষে এটা খুব-ই সহজ ও ফ্রেন্ডলি একটা পদ্ধতি। কয়েকদিন ব্যবহার করলেই এর গুরুত্ব বুঝতে পারবেন। 

এটি দিয়ে কী কী করা যাবে? 

১) আপনার মেসের সব ধরণের হিসাব অটোমেটিক কাউন্ট হতে থাকবে। আপনি শুধুমাত্র প্রতিদিন ডাটা দিবেন। আর কিছুই করতে হবে না।

২) মেসের যে কোনো সদস্য যেকোনো জায়গায় বসে অনলাইনে সব ধরণের হিসাব দেখতে পারবে এবং তার কাছে অ্যাক্সেস দেয়া থাকলে সেও ডাটা দিতে পারবে। (যেমনঃ সে আজকে কত বেলা খাবার খাবে তার ডাটা সে নিজেই বাহিরে বসে দিয়ে দিলো!) 

৩) একদিনে আলাদা আলাদা ভাবে কয়েকবার বাজার করলে সম্পূর্ণ বাজারের হিসাব রাখা মাঝেমধ্যে একটু কষ্টকর হয়ে যায়। সেজন্য একটি ক্যালকুলেটর তৈরি করা আছে। 

৪) মাসের শুরুতে বা শেষে অর্থাৎ প্রতি মূহুর্তেই মিল রেট সহ অন্যান্য হিসাব সম্পর্কে ধারণা নেয়া যাবে এবং সেই অনুসারে বাকী মাস চালানো যাবে; যাতে ওভারঅল খরচ কম হয়।  

৫) ম্যানেজারের উপর অতিরিক্ত প্রেশার পরবে না। মাস শেষে নতুন করে কোনো কিছুই হিসাব করতে হবে না।

৬) কারও এক টাকাও এদিক সেদিক হওয়ার কোনো সম্ভাবনা নেই। (যদি ম্যানেজার ভুল ডাটা না দেয়।)

৭) বছরের পর বছর চলে যাবে, অথচ কোনো ধরণের ডাটা হারানোর ভয় নেই। 

অটোমেটিক যেসব ক্যালকুলেশন হতে থাকবে

১)  টোটাল রেগুলার বাজার

২) টোটাল এক্সট্রা বাজার; অর্থাৎ যেসব বাজারের খরচ সবার মধ্যে সমান ভাবে বন্টন হয়, যেমনঃ হ্যান্ডওয়াশ, টয়লেট টিস্যু, ঝাড়ু ইত্যাদি। কিন্তু খাবার বা অন্যান্য খরচ তো সবার সমান নাও হতে পারে। সবাই তো আর সব-দিন খাবে না। তাই এক্সট্রা বাজার সমানভাবে ভাগ হলেও অন্যান্য বাজার সমান ভাবে হবে না। যার যার মিল সংখ্যা অনুসারে হবে।

৩) এভারেজ এক্সট্রা বাজার; অর্থাৎ অতিরিক্ত বাজারের জন্য গড়ে কার কত টাকা করে পরবে

৪) টোটাল মিল সংখ্যা

৫) আলাদা আলাদা ভাবে কার কত মিল সংখ্যা

৬) সবাই মোট কত টাকা জমা দিয়েছে

৭) আলাদা আলাদা ভাবে কে কত টাকা করে জমা দিয়েছে

৮) সব খরচের পর মেসে কত টাকা জমা আছে

৯) মেস থেকে প্রতিটি সদস্য আলাদা আলাদা ভাবে অতিরিক্ত কত টাকা পাবে বা তাকে মেসে আরও কত টাকা দিতে হবে 

এটি ব্যবহার করার জন্য কী কী লাগবে?

১) মেসে কমপক্ষে একটি ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ থাকলে ভালো হয়। তবে মোবাইল দিয়েও হবে।  

২) গুগল শিট (Google Spreadsheet) বা এক্সেল সম্পর্কে মোটামোটি ধারণা থাকতে হবে। আগে ধারণা না থাকলেও সমস্যা নেই। ইউটিউবে কয়েকটা বেসিক ভিডিও দেখে নিলেই হবে। 

৩) গুগল ড্রাইভ সম্পর্কে মোটামোটি জানতে হবে।

(কারও হেল্প লাগলে আমাকে নক দিতে দ্বিধা করবেন না।)

কিভাবে আপনার কম্পিউটার বা মোবাইলে এটি সেট করবেন?

১) প্রথমে নিচের লিংক থেকে এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড করুন। 

Meal Management System - Google Sheets

২) আপনার কম্পিউটার থেকে  গুগল ড্রাইভে যান এবং সেখানে যেকোনো নাম দিয়ে একটি ফোল্ডার ক্রিয়েট করুন। (যেমনঃ আমি Meal (2022) নামে একটি ফোল্ডার করেছি।)

৩) সেই ফোল্ডারের মধ্যে এক্সেল ফাইলটি আপলোড করুন এবং ওপেন করুন। 

৪) Share অপশনে ক্লিক করে আপনাদের মেসের সবাইকে ইমেইলের মাধ্যমে edit / view এক্সেস দিয়ে দিন।  

৫) এবারে, যেসব এডিট করতে হবে / ডাটা দিতে হবেঃ

মাসের শুরুতে যেসব ডাটা দিতে হবেঃ 

- মাসের নাম ও বছরের নাম লিখতে হবে

- ম্যানেজারের নাম লিখতে হবে

- মেসে কতজন সদস্য আছে সেটি Active Members অংশে লিখতে হবে

- সবগুলো টেবিলের যেসব স্থানে Name1, Name2, Name3,..... ইত্যাদি লেখা আছে সেসব জায়গায় মেসের সদস্যদের নাম লিখতে হবে।

- যেসব নামের কলাম প্রয়োজন হবে না সেসব কলাম চাইলে মিনিমাইজ করে ফেলতে পারেন। যেমন আপনাদের মেসে ৫ জন সদস্য থাকলে প্রতিটি টেবিল থেকে বাকী ৫টি কলাম ছোট করে ফেলতে পারেন।

- কয়েকটা টেবিলের আশেপাশে কিছু অতিরিক্ত ব্যাকগ্রাউন্ড কালার দেখতে পারেন। সেগুলো চাইলে মুছে ফেলতে পারেন।  

রেগুলার যেসব ডাটা দিতে হবেঃ 

- আজ কে কত বেলা খেয়েছে 

সকালের জন্যঃ 0.5, দুপুরের জন্যঃ 1, রাতের জন্যঃ 0.5 

অর্থাৎ কেউ ৩ বেলা খাবার খেলে 2 লিখতে হবে। আবার কেউ সকাল আর দুপুরে খেলে 1.5 লিখতে হবে। - আজ কত টাকার বাজার করা হয়েছে

- কেউ টাকা জমা দিলে সেই টাকার পরিমান

(বিঃ দ্রঃ সকল ধরণের ডাটা অবশ্যই ইংলিশ এ দিতে হবে)

Don't hesitate to knock me for any help. Thank you. Best of luck :)